Υποβολή ετήσιου πίνακα προσωπικού (Ε4) στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ

1. Σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 16 «Υποβολή καταστάσεων προσωπικού και προγραμμάτων ωρών εργασίας» του ν.2874/2000:

1. Κάθε εργοδότης υπαγόμενος στις διατάξεις του παρόντος υποχρεούται όπως μια φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου καταθέτει, καθ΄ οιονδήποτε τρόπο, στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε.-Τμήμα Κοινωνικής Επιθεώρησης, εις διπλούν, πίνακα με την επωνυμία, το είδος, τον τόπο λειτουργίας και το Α.Φ.Μ. της επιχείρησης ο οποίος θα περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία ενός εκάστου των απασχολούμενων σε αυτή μισθωτών.

Α. Το ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, ηλικία και οικογενειακή κατάσταση (τέκνα).
Β. Την ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης και την τυχόν προϋπηρεσία στην ειδικότητα.
Γ. Τον αριθμό κάρτας πρόσληψης (Ο.Α.Ε.Δ.), τον αριθμό μητρώου του Ι.Κ.Α., τον αριθμό βιβλιαρίου ανηλίκων (επί απασχολήσεων ανηλίκων) και τον αριθμό αδείας εργασίας αλλοδαπού (επί απασχολήσεως αλλοδαπού).
Δ. Τα στοιχεία του τεχνικού ασφάλειας και του γιατρού εργασίας, καθώς και το ωράριο απασχόλησης τους στην επιχείρηση.
Ε. Τη διάρκεια εργασίας (ώρες έναρξης και λήξης ημερήσιας εργασίας), το διάλειμμα και τις διακοπές εργασίας.
ΣΤ. Τις πάσης φύσεως καταβαλλόμενες αποδοχές, κάθε  εργοδότης υποχρεούται να καταθέτει μια φορά τον χρόνο πίνακα προσωπικού καταγράφοντας το σύνολο του προσωπικού, με τα πλήρη στοιχεία εκάστου όπως αυτά αναφέρονται, Α έως ΣΤ, στην παράγραφο 1 του άρθρου 16 του Ν.2874/2000, που απασχολεί με σχέση εξαρτημένης εργασίας στην επιχείρηση του κατά την ώρα υποβολής.

2. Στην με αριθμ. οικ. 32143/Δ1.11288/2018 «Επανακαθορισμός όρων ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ)», μεταξύ άλλων, ορίζονται:

Κάθε εργοδότης, συμπεριλαμβανομένων των αναφερομένων στο «Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης, ο οποίος απασχολεί εργαζομένους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου, υποχρεούται να υποβάλλει ηλεκτρονικά, με την επιφύλαξη του άρθ. 13 της ίδιας απόφασης, στο πληροφοριακό σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης [ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΕΦΚΑ] στοιχεία των αναφερόμενων στο άρθ. 2 εντύπων (Ε3, Ε4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9, Ε10 και Ε11), σύμφωνα με την οριζόμενη στην ίδια απόφαση διαδικασία.

Για την ολοκλήρωση της υποβολής των εντύπων Ε3 και Ε4, αναγράφεται υποχρεωτικά (στο σχετικό πεδίο) ο αριθμός αδείας άσκησης επαγγελματικής δραστηριότητας για ειδικότητες συναφείς με: α) συντήρηση, επισκευή και λειτουργία ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων, β) χειρισμό μηχανημάτων τεχνικών έργων, γ) εκτέλεση, συντήρηση, επισκευή και επιτήρηση της λειτουργίας μηχανολογικών εγκαταστάσεων σε βιομηχανίες και άλλες μονάδες, δ) χειρισμό και την επιτήρηση ατμολεβητών και ε) εκτέλεση τεχνικού έργου και παροχή τεχνικής υπηρεσίας για εργασίες ηλεκτροσυγκόλλησης και οξυγονοκόλλησης.

Κατά την υποβολή του εντύπου Ε4 ο χρήστης συμπληρώνει προαιρετικά το έντυπο έρευνας ανίχνευσης αναγκών των επιχειρήσεων σε ειδικότητες και δεξιότητες.

Το έντυπο Ε4 μπορεί να υποβάλλεται με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής.

Το έντυπο Ε4 υποβάλλεται μία φορά ετησίως κατά το χρονικό διάστημα 1 Οκτωβρίου έως 31 Οκτωβρίου κάθε έτους.

Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή.

3. Στην με αριθμ. 40090/Δ1.14024/2018 «Όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ σύμφωνα με την υπ’ αριθ. οικ. 32143/Δ1.11288/2018 απόφαση της Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης (Β’ 2401)» απόφαση, μεταξύ άλλων, αναφέρονται:

Στη φόρμα υποβολής του Ε4 υπάρχει πλέον (νέο) υποχρεωτικό πεδίο που αφορά τον αριθμό άδειας άσκησης επαγγελματικής δραστηριότητας για ειδικότητες συναφείς με: α) συντήρηση, επισκευή και λειτουργία ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων, β) χειρισμό μηχανημάτων τεχνικών έργων, γ) εκτέλεση, συντήρηση, επισκευή και επιτήρηση της λειτουργίας μηχανολογικών εγκαταστάσεων σε βιομηχανίες και άλλες μονάδες, δ) χειρισμό και την επιτήρηση ατμολεβήτων και ε) εκτέλεση τεχνικού έργου και παροχή τεχνικής υπηρεσίας για εργασίες ηλεκτροσυγκόλλησης και οξυγονοκόλλησης.

Κατά την υποβολή του ετησίου Ε4 ο χρήστης συμπληρώνει προαιρετικά το
έντυπο έρευνας ανίχνευσης αναγκών των επιχειρήσεων σε ειδικότητες και
δεξιότητες. Η συμπλήρωση του εντύπου αυτού αποτελεί μια προσπάθεια
ανίχνευσης των αναγκών του ιδιωτικού τομέα ώστε να συνδράμει σημαντικά
στην ανάπτυξη της επαγγελματικής εκπαίδευσης, στη στοχευμένη κατάρτιση
και στην ανάπτυξη του θεσμού της μαθητείας.

Το ύψος του συμφωνηθέντος ημερομισθίου και το γεγονός της καταβολής
κυμαινόμενων ανά μήνα αποδοχών μπορεί, προαιρετικά, να καταγράφεται στο
πεδίο παρατηρήσεων του Ε4. Στο ίδιο πεδίο μπορεί να καταγράφεται και
κάθε άλλη χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά τις αποδοχές, τον εργαζόμενο,
την εργασιακή σχέση, κτλ.

Μετά την ηλεκτρονική υποβολή των Ε4
διορθώσεις που αφορούν αυτά τα έντυπα δεν μπορούν να γίνονται με νέα
ηλεκτρονική υποβολή.

Τα Ε4 μπορούν να
υποβάλλονται με ομαδικό τρόπο καταχώρισης και εξατομικευμένο τρόπο
υποβολής για κάθε έντυπο. Καταχωρείται το σύνολο των στοιχείων του
εντύπου. Υπάρχει η δυνατότητα να καταχωρούνται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ περισσότερα
έντυπα με ένα μόνο αρχείο σε μορφή .xml. Η καταχώριση των στοιχείων του
αρχείου σε μορφή .xml πραγματοποιείται στη διαδρομή Βοηθητικά →
Ομαδικές υποβολές → Εισαγωγή από αρχείο.Όταν το αρχείο σε μορφή
.xml παράγεται από λογισμικό τρίτων, οι χρήστες – στην αρχική οθόνη –
μπορούν να «κατεβάζουν» το σχήμα (*.xsd) του αρχείου για τα E4.
Στην αρχική σελίδα του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ παρέχεται η
δυνατότητα λήψης (download) μιας σειράς παραμετρικών τιμών για υπηρεσίες
ΣΕΠΕ, ΟΑΕΔ, ΚΑΔ, ΔΟΥ, κτλ στη διαδρομή «Λίστες Τιμών για Αρχείο *XML».

Το Ε4 υποβάλλεται μία φορά ετησίως κατά το διάστημα 1η Οκτωβρίου έως 31η Οκτωβρίου κάθε έτους.

Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία και ώρα
επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρισης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση
στον αποστολέα – εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.

Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική
υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης
με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, με ανάλογη
εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί
εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων.

Όταν, λόγω τεχνικών προβλημάτων ή ανωτέρας βίας, διαπιστώνεται
δυσλειτουργία του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, το ΣΕΠΕ και ο ΟΑΕΔ εκδίδουν οδηγίες προς
τις περιφερειακές υπηρεσίες οι οποίες καθορίζουν, κατά περίπτωση,
προθεσμίες υποβολής των εντύπων, με
προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία, γνωστοποιώντας ταυτόχρονα, μέσω
διαδικτύου, την ορισθείσα προθεσμία της ανωτέρω υποβολής.